Sitzungen

Die Sitzungen des Aufsichtsrats finden am Sitz der Gesellschaft oder an einem anderen in der Einladung bekannt zu gebenden Tagungsort statt. Der Aufsichtsrat soll einmal im Kalendervierteljahr und muss zweimal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. Die Vertreter der Aktionäre und der Arbeitnehmer können die Sitzungen des Aufsichtsrats jeweils gesondert, bei Bedarf mit den Mitgliedern des Vorstands, vorbereiten.

Der Aufsichtsrat kann bei Bedarf ohne den Vorstand tagen.

Falls ein Mitglied des Aufsichtsrats in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats teilgenommen hat, wird dies im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung vermerkt.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats - im Fall seiner Verhinderung sein Stellvertreter - lädt unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen schriftlich, per Telefax oder per e-mail zu den Sitzungen des Aufsichtsrats ein. In als dringend angesehenen Fällen kann die Einberufungsfrist bis auf drei Tage abgekürzt werden. Bei der Berechnung der Einberufungsfrist wird der Tag der Einladung nicht mitgezählt.

Für die konstituierende Aufsichtsratssitzung bedarf es keiner besonderen Einladung. Soweit in dieser Sitzung Beschlüsse über die Wahl des Aufsichtsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters sowie über die Errichtung und Besetzung von Ausschüssen zu fassen sind, ist die Mitteilung einer Tagesordnung nicht erforderlich.

In der Einladung zur Aufsichtsratssitzung ist die Tagesordnung unter Bezeichnung der Beschlussgegenstände so eindeutig mitzuteilen, dass bei der Sitzung abwesende Aufsichtsratsmitglieder von ihrem Recht der schriftlichen Stimmabgabe Gebrauch machen können. Etwaige vorbereitende Unterlagen sollen den Aufsichtsratsmitgliedern in der Regel mindestens eine Woche vor der Sitzung zugeleitet werden.

An den Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner offiziellen Ausschüsse, d.h. dem Vermittlungsausschuss, dem Präsidialausschuss und dem Prüfungsausschuss können nur Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands teilnehmen. Es können jedoch Experten zu bestimmten Tagesordnungspunkten eingeladen werden.

Der Aufsichtsratsvorsitzende stellt die Tagesordnungspunkte für die Sitzungen auf. Dabei achtet er darauf, dass bestimmte Themen, die für einen angemessenen Überblick des Aufsichtsrats relevant sind, oder die der Genehmigung durch diesen bedürfen, in der Tagesordnung enthalten sind. Jedes Mitglied kann Punkte zur Aufnahme in die Tagesordnung vorschlagen. Die einzelnen Tagesordnungspunkte müssen so eindeutig präzisiert sein, dass bei der Sitzung nicht anwesende Aufsichtsratsmitglieder von ihrem Recht auf schriftliche Stimmabgabe Gebrauch machen können.

Für den Aufsichtsrat relevante Informationen und Daten zu Geschäftsvorgängen müssen diesem vor den Aufsichtsratssitzungen zugehen. Diese Unterlagen hält der Vorstand so übersichtlich wie möglich, wobei die relevanten Informationen enthalten sein müssen.

Grundsätzlich sind Unterlagen zu bestimmten Themen den Aufsichtsratsmitgliedern in einem angemessenen zeitlichen Abstand vor den Sitzungen zuzusenden, so dass die Sitzungszeit vorwiegend zur Klärung von Fragen bezüglich der Unterlagen genutzt werden kann.

Die Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Mehrheit der abgegeben Stimmen gefasst, soweit nicht gesetzlich andere Mehrheiten vorgeschrieben sind. Bei der Feststellung des Abstimmungsergebnisses werden Stimmenthaltungen nicht mitgezählt. Im Fall einer Stimmengleichheit steht dem Vorsitzenden das Recht zum Stichentscheid zu. Aufsichtsratsmitglieder können in Ausnahmefällen mit Zustimmung des Vorsitzenden auch per Telefon oder Videokonferenz an einer Sitzung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse teilnehmen. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse teilnehmen, dass sie vor der Abstimmung schriftliche Stimmabgaben (auch per Telefax) dem Sitzungsleiter zukommen lassen. Dies gilt auch für die zweite Stimme des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats - im Fall seiner Verhinderung sein Stellvertreter - kann einen Beschluss des Aufsichtsrats im Wege einer schriftlichen, per Telefax oder per e-mail durchgeführten Abstimmung - sowie durch eine Kombination dieser Kommunikationsmedien - herbeiführen, wenn kein Aufsichtsratsmitglied diesem Verfahren innerhalb einer vom Vorsitzenden bestimmten angemessenen Frist widerspricht.

Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sind Niederschriften anzufertigen, die vom jeweiligen Vorsitzenden zu unterzeichnen sind. Die Niederschriften sind in Kopie allen Mitgliedern des jeweiligen Gremiums zuzuleiten; die Originale werden bei der Gesellschaft verwahrt.